Bases legales del concurso «Agencias de España en noviembre»

Primera. – EMPRESA ORGANIZADORA, OBJETO, DURACIÓN Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La organización del concurso promocional está promovida por la empresa Civitatis Tours S.L. (en adelante, “CIVITATIS”), con domicilio en Calle Coloreros 2, 28013, Madrid.

CIVITATIS organiza, con fines promocionales, el concurso «En noviembre, todos ganan con Civitatis» (en adelante,  el “Concurso”) a nivel nacional, que se desarrollará a través de Internet y estará abierto a todas las agencias registradas en la plataforma B2B de CIVITATIS.

El concurso se iniciará el día 30/10/2025 a las 10:00 a.m.  y finalizará el 30/11/2025 a las 11:59 p.m.

No obstante lo anterior, CIVITATIS se reserva el derecho de modificar, suspender o prorrogar las fechas del concurso a su entera discreción, comunicándolo previamente a través de sus canales oficiales.

Segunda – REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN

El Concurso está abierto a todas las agencias (en adelante, «Participantes») que acepten los presentes Términos y Condiciones y cumplan las siguientes normas de participación:

1. Registro en la plataforma Civitatis B2B. 

Las agencias participantes deberán estar registradas y disponer de un perfil válido en la plataforma Civitatis B2B.

2. Condición de agencia minorista. 

Solo podrán participar las agencias minoristas debidamente registradas.

3. Periodo válido de las reservas. Solo se considerarán válidas las reservas realizadas entre el 30 de octubre y el 30 de noviembre de 2025 (ambas fechas incluidas).
   
4. Condiciones según el volumen de facturación:

• Campaña 1 – Agencias nuevas o con baja facturación: 
  
• Podrán acceder a los premios de la Campaña 1 aquellas agencias minoristas sin ventas hasta el 27 de octubre de 2025, o con una facturación inferior a 3.000 € entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2025. 

      (Ver sección 3 – Premios, condiciones del concurso y adjudicación).

• Campaña 2 – Agencias con ventas consolidadas:

• Podrán acceder a los premios de la Campaña 2 aquellas agencias minoristas que ya hayan vendido servicios Civitatis y cuya facturación haya alcanzado o superado los 3.000 € de GMV entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2025. 

(Ver sección 3 – Premios, condiciones del concurso y adjudicación).

A efectos de alcanzar el número mínimo de participantes, solo se contabilizarán las reservas realizadas entre el 30 de octubre de 2025 y el 30 de noviembre de 2025 y que no hayan sido canceladas, excluyendo expresamente las reservas realizadas antes del 30 de octubre de 2025 con fecha de uso dentro del periodo establecido.

Del mismo modo, sólo se contabilizarán las reservas de actividades turísticas, excursiones y traslados de CIVITATIS que sean de pago (es decir, que impliquen un coste), mientras que se excluirán expresamente del cálculo las reservas de actividades turísticas gratuitas o que no impliquen ningún coste.

Las agencias deben estar registradas en la plataforma CIVITATIS B2B con CIF o documento de identificación fiscal equivalente para las personas jurídicas, quedando expresamente excluida la participación de personas físicas.

CIVITATIS se reserva el derecho de eliminar del total de ventas calculadas, a su entera discreción, todas las reservas canceladas o que presenten indicios o sospechas de fraude, manipulación o cualquier otro tipo de comportamiento fraudulento.

Tercera – PREMIOS, CONDICIONES DEL CONCURSO Y ASIGNACIÓN

En concreto, las agencias ganadoras serán seleccionadas mediante un sorteo con la aplicación Cool Tabs entre todas las agencias que hayan cumplido los requisitos de participación.

Los participantes que no hayan seguido todas las fases de la dinámica quedarán automáticamente eliminados del sorteo. Los perfiles que resulten falsos o que cometan actos fraudulentos también quedarán eliminados del sorteo.

Una vez conocidos los ganadores, CIVITATIS los comunicará el 15 de diciembre de 2025 a través del boletín informativo de CIVITATIS, publicando el nombre de las agencias premiadas con el premio correspondiente.

Los premios que se podrán otorgar en este Concurso, en concreto, consisten en:

Hay dos tipos de sorteos dentro de este concurso, cada uno correspondiente a su volumen de ventas con Civitatis:

1.  Agencias nuevas o con facturación inferior a 3.000 € (01/01/2025 – 30/09/2025)

Las agencias que participen en esta categoría podrán acceder a los siguientes premios en función del volumen de ventas alcanzado entre el 30 de octubre y el 30 de noviembre de 2025:

1.º Premio: Agencia con mayor facturación durante el periodo.
2.º Premio: Agencia con la segunda mayor facturación.
3.º Premio: Agencia con la tercera mayor facturación.

Además, todas las agencias que alcancen un mínimo de 1.000 € en ventas durante el periodo (excluyendo free tours y reservas canceladas) obtendrán una participación en un sorteo adicional de premios.

Asimismo, las agencias que realicen su primera venta con Civitatis en este periodo (excluyendo free tours) participarán en un sorteo de 5 bonos de 100 € en Wallet Civitatis.

2.  Agencias con un Importe Acumulado de Venta superior o igual a 3.000 € (01/01/2025 – 30/09/2025)

Las agencias que participen en esta categoría podrán acceder a los siguientes premios en función del volumen de ventas alcanzado entre el 30 de octubre y el 30 de noviembre de 2025:

1.º Premio: Agencia con mayor facturación durante el periodo: Circuito para dos personas de 7 días por el Triángulo de Oro en India en hoteles 5* valorado en 2351€.

(El premio incluye hasta 1000 € de cobertura para los vuelos. En caso de que el coste de los vuelos supere esa cantidad, la agencia ganadora deberá asumir la diferencia).

2.º Premio: Agencia con la segunda mayor facturación: Circuito para dos personas de 7 días por los Países Bálticos (Riga, Tallin y Vilna), valorado en 1930€

(El premio incluye hasta 500 € de cobertura para los vuelos. En caso de que el coste de los vuelos supere esa cantidad, la agencia ganadora deberá asumir la diferencia). 

Además, todas las demás agencias que alcancen un mínimo de 3.000 € en ventas durante el periodo (excluyendo free tours y reservas canceladas) obtendrán una participación en el sorteo de premios adicionales.

Los premios específicos y su valor económico serán determinados y comunicados por Civitatis a través de los canales oficiales de la campaña.

Restricciones sobre los premios: 

• Cada agencia podrá obtener un único premio, que no será acumulable.
  
• En caso de que una agencia cumpla los requisitos para más de un premio, se le otorgará el premio de mayor valor.
• Los premios no son canjeables por dinero en efectivo ni podrán ser sustituidos por otros.

Comunicación de los ganadores y entrega de premios

• Los ganadores se darán a conocer el 15 de diciembre de 2025 a través de los canales que determine Civitatis.
• Civitatis dispondrá de un plazo máximo de 30 días naturales para gestionar la entrega de los premios físicos o la formalización de las reservas de los servicios correspondientes.
  

Uso y disfrute del premio

• La agencia ganadora deberá coordinar con Civitatis las fechas concretas para el disfrute del premio, sujetas a disponibilidad.
• La excursión o servicio premiado deberá disfrutarse antes del 31 de diciembre de 2026.
• En caso de que la agencia no pueda disfrutar personalmente del premio que no sea un viaje, podrá cederlo a un tercero, siempre que se respete el plazo anteriormente mencionado. 
• El derecho al disfrute del premio de viaje es intransferible por parte del ganador a terceros. De no poder el agente beneficiario hacer efectivo el premio, se procederá a reasignarlo al siguiente agente con el mayor volumen de ventas que cumpla con los requisitos establecidos.

Si durante el sorteo, por error o por cualquier otro motivo, la misma Agencia ganara un segundo premio, no podrá recibirlo porque ya ha ganado un premio anterior, y el premio se volverá a sortear al azar para ser otorgado a otra Agencia que no haya ganado ningún premio anteriormente.

En caso de que no se pueda localizar o contactar con una de las agencias ganadoras en un plazo de siete (7) días naturales a partir de la fecha de la comunicación enviada por CIVITATIS, el premio se asignará a la siguiente agencia que cumpla los requisitos de participación y se considerará que la primera agencia ganadora renuncia irrevocablemente al premio asignado. En caso de que no se pueda localizar al Participante sustituto en un plazo adicional de siete (7) días naturales a partir de la notificación enviada por CIVITATIS, el premio caducará.

El premio otorgado es válido para dos personas de la agencia de viajes e incluye todos los gastos cubiertos por Civitatis. En caso de que el ganador desee ir acompañado de otra persona, Civitatis se reserva el derecho de informarle sobre los costes adicionales que deberá asumir el acompañante.

La agencia ganadora será responsable de cualquier otro gasto derivado del Concurso que no sea expresamente asumido por CIVITATIS en las presentes Bases Legales.

4. – FISCALIDAD DEL PREMIO

Al premio indicado en el presente reglamento se le aplicarán todas las disposiciones fiscales pertinentes, de acuerdo con la legislación española vigente.

El ganador deberá cumplir con las obligaciones fiscales inherentes al premio otorgado.

Cuando el ganador sea residente fiscal en España, el premio estará sujeto, en su caso, a retención (en caso de pago de premios en metálico) o a pago a cuenta del IRPF (en caso de pago de premios en especie). Esto, en los términos y condiciones establecidos por la normativa fiscal y tributaria vigente en cada momento y en el porcentaje legalmente vigente para los residentes en España.

Cuando el ganador no sea residente fiscal en España, el premio estará sujeto, en su caso, a retención del IRNR en la medida en que de él se deriven derechos que deban cumplirse en territorio español. Todo ello, en los términos y condiciones establecidos por la normativa fiscal y tributaria vigente en cada momento y en el porcentaje legalmente vigente para los no residentes en España.

CIVITATIS asumirá el pago de la retención o del pago a cuenta correspondiente, en su caso, ingresándolo en la Agencia Estatal de la Administración Tributaria en nombre y por cuenta del ganador.

Además de esta contribución económica, el cumplimiento de las demás obligaciones fiscales que la concesión de este premio conlleve para los ganadores correrá exclusivamente a cargo del ganador, por lo que CIVITATIS queda exenta de cualquier otra responsabilidad.

A tal efecto, y en los casos en que sea requerido, CIVITATIS emitirá y remitirá un certificado con los datos correspondientes al premio otorgado y a la retención o pago a cuenta efectuados, en su caso, de conformidad con lo dispuesto en la normativa fiscal y tributaria aplicable y vigente en cada momento.

5 – LIMITACIONES

Al aceptar los presentes Términos y condiciones, los Participantes aceptan que CIVITATIS excluya o descalifique dichas inscripciones del Concurso.

Las inscripciones realizadas después de la fecha de cierre del Concurso, así como aquellas que no cumplan con los requisitos establecidos en la sección dos de estos Términos y condiciones, se considerarán nulas. CIVITATIS se reserva el derecho de excluir del Concurso a los Participantes que sospeche o detecte que han participado de manera fraudulenta.

CIVITATIS podrá ejercer este derecho en cualquier momento, incluso después de la comunicación a las Agencias ganadoras, y se reserva el derecho de retirar el premio otorgado a la Agencia ganadora y asignarlo aleatoriamente a otro Participante. 

Si se comprueba que los ganadores o suplentes no cumplen los requisitos establecidos en el Reglamento o no aportan las pruebas que se les solicitan, su participación se considerará nula y no válida, quedarán automáticamente excluidos del Concurso y perderán todo derecho al premio otorgado en el marco del presente Concurso.

El premio otorgado no estará sujeto a modificaciones, alteraciones o compensaciones a petición de los ganadores y no podrá canjearse por otros productos o dinero. CIVITATIS se reserva el derecho de modificar, suspender o prorrogar el presente Concurso por causa justificada y previa comunicación en forma legal.

Se establece un plazo de quince (15) días naturales a partir de la fecha de adjudicación del premio para presentar cualquier reclamación motivada por el presente Concurso. Transcurridos los quince (15) días naturales desde la fecha de adjudicación del premio, el viaje se formalizará y/o gestionará.

Se precisa que los Participantes no están obligados a abonar ningún importe adicional a CIVITATIS como consecuencia del sorteo propuesto.

CIVITATIS se reserva, en caso de necesidad, el derecho de sustituir los premios por otros de características similares.  

6  – EXCLUSIÓN DE RESPONSABILIDAD

A título enunciativo y no limitativo, CIVITATIS no será responsable de las siguientes circunstancias:

●    Los daños de cualquier tipo que puedan deberse a la falta temporal de disponibilidad o continuidad del funcionamiento de las redes de telecomunicaciones.

●        De los servicios prestados por cualquier otra entidad con la que CIVITATIS colabore en la prestación de servicios al ganador, como consecuencia de los premios otorgados, así como de los derivados de la negligencia en el disfrute de los premios.

●        Casos de fuerza mayor o circunstancias imprevistas que puedan impedir la celebración del Concurso o el disfrute total o parcial del premio. En caso de que el presente Concurso no pueda llevarse a cabo, debido a fraudes detectados en el Concurso, errores técnicos o cualquier otra razón ajena al control de CIVITATIS que afecte al desarrollo normal del Concurso, CIVITATIS se reserva el derecho de cancelar, modificar o suspender el Concurso.

7 – PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Responsable del tratamiento de los datos: Los datos personales facilitados como consecuencia de la participación en el presente concurso serán tratados por CIVITATIS TOURS S.L. (CIVITATIS), con domicilio social en C/ Coloreros 2, 28013, Madrid, teléfono (+39)3516678202 y correo electrónico de contacto agenzie@civitatis.com.

Delegado de Protección de Datos: El DPD es una figura prevista por la ley, cuyas funciones principales son informar y asesorar a nuestra entidad sobre las obligaciones que le incumben en materia de protección de datos personales y velar por su cumplimiento.

Además, el DPD actúa como punto de contacto para cualquier cuestión relacionada con el tratamiento de datos personales, por lo que si tiene alguna duda, pregunta o sugerencia sobre cómo utilizamos sus datos personales, puede ponerse en contacto con él en la dirección: dpo@civitatis.com.

Finalidad del tratamiento de los datos: Tratamos los datos personales que nos facilitas con las siguientes finalidades:

a.           Gestionar la participación en el concurso y la entrega de premios.

b.           Dar a conocer a los ganadores del concurso a través de los medios descritos en los presentes términos y condiciones. En concreto, publicando el nombre comercial de las agencias ganadoras en el boletín informativo de CIVITATIS.

El suministro de los datos para los fines indicados es obligatorio, bajo pena de imposibilidad de participar en el presente concurso.

Conservación de los datos: En principio, los datos personales se conservarán durante toda la duración del concurso y, tras el concurso, durante todo el tiempo en que puedan surgir responsabilidades legales en relación con el mismo. Los datos de los ganadores permanecerán publicados durante un periodo de tiempo indefinido.

Los datos tratados para el envío de comunicaciones comerciales (datos identificativos y de contacto) se conservarán por tiempo indefinido, hasta que el usuario revoque su consentimiento u oponga su oposición a dicho tratamiento.

Base jurídica: La base jurídica del tratamiento de los datos es la ejecución de la relación contractual derivada de la aceptación de los términos y condiciones de participación en el concurso.

De conformidad con lo dispuesto en el presente reglamento, uno de los premios consistirá en la entrega de una tarjeta regalo CIVITATIS al agente de viajes de la agencia ganadora que haya facturado más. En virtud de lo anterior, la agencia deberá comunicar a CIVITATIS los siguientes datos del agente: nombre, apellidos y dirección de correo electrónico. La agencia se compromete a cumplir las siguientes obligaciones:

         Informar al Agente sobre el tratamiento de sus datos personales de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), incluida la cesión de sus datos a CIVITATIS, habiendo obtenido su consentimiento expreso para su uso con el fin de que CIVITATIS pueda ponerse en contacto con él y entregarle la tarjeta regalo de la entidad, autorizando su cesión para tal fin.

         La Agencia deberá proporcionar a CIVITATIS la prueba del consentimiento obtenido del Agente, de conformidad con la letra a) anterior, como requisito previo para que CIVITATIS entregue el premio de una tarjeta regalo. CIVITATIS podrá suspender la entrega del premio si la Agencia no demuestra que dispone del mencionado consentimiento.

Destinatarios de los datos: Los datos serán tratados de forma confidencial, aunque, debido al desarrollo del concurso, los datos de los participantes podrán ser cedidos a los siguientes terceros:

a. Las Administraciones Públicas competentes, en los casos previstos por la Ley y para los fines en ella definidos.

b.       Los datos de los ganadores se publicarán en el boletín informativo de CIVITATIS.

Ejercicio de los derechos según el RGPD: cualquier persona tiene derecho a obtener la confirmación de si estamos tratando o no datos personales que le conciernen. Los interesados tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos.

En las condiciones previstas en el Reglamento General de Protección de Datos, los interesados pueden solicitar la limitación del tratamiento de sus datos o su portabilidad, en cuyo caso solo los conservaremos para el ejercicio o la defensa de derechos.

En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, los interesados pueden oponerse al tratamiento de sus datos. Si ha dado su consentimiento para un fin específico, tiene derecho a revocar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su revocación. En tal caso, interrumpiremos el tratamiento de los datos o, en su caso, dejaremos de tratarlos para ese fin específico, salvo por motivos legítimos imperiosos o para el ejercicio o la defensa de posibles derechos.

Además, la normativa de protección de datos le permite oponerse, en su caso, a las decisiones basadas exclusivamente en el tratamiento automatizado de sus datos.

Los derechos mencionados se caracterizan por lo siguiente:

●        Son gratuitos, salvo en el caso de solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas (por ejemplo, de carácter repetitivo), en cuyo caso se podrá cobrar un coste proporcional a los gastos administrativos incurridos o se podrá denegar la actuación.

●        Puede ejercer sus derechos directamente o a través de su representante legal o un voluntario.

●        La respuesta a su solicitud debe darse en el plazo de un mes, aunque, teniendo en cuenta la complejidad y el número de solicitudes, el plazo puede prorrogarse otros dos meses.

●        Estamos obligados a informarle sobre las modalidades de ejercicio de dichos derechos, que deben ser accesibles y sin poder denegarle el ejercicio del derecho por el mero hecho de haber elegido otro medio. Si la solicitud se realiza por vía electrónica, la información se facilitará por vía electrónica, siempre que sea posible, a menos que el usuario nos solicite lo contrario.

● Si, por cualquier motivo, la solicitud no es aceptada, le informaremos de los motivos en el plazo de un mes y de la posibilidad de presentar una reclamación ante una autoridad de control.

Con el fin de facilitar el ejercicio de los derechos mencionados, a continuación le facilitamos los enlaces al formulario de solicitud para cada uno de ellos:

Formulario para el ejercicio del derecho de acceso

Formulario para el ejercicio del derecho de rectificación

Formulario para el ejercicio del derecho de oposición

Formulario para el ejercicio del derecho de supresión («derecho al olvido»)

Formulario para el ejercicio del derecho a la limitación del tratamiento

Formulario para el ejercicio del derecho a la portabilidad

Formulario para el ejercicio del derecho a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas

Para ejercer cualquiera de estos derechos, envíe un mensaje a dpo@civitatis.com .

En caso de vulneración de sus derechos, en particular si no ha obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (los datos de contacto están disponibles en www.aepd.es), o ante otra autoridad de control competente. También puede obtener más información sobre sus derechos poniéndose en contacto con estos organismos.

Origen de los datos: Los datos personales son facilitados por los participantes en el concurso.

En caso de que sean terceros quienes faciliten los datos, estos asumirán la responsabilidad de informarles previamente de todas las disposiciones del artículo 14 del Reglamento General de Protección de Datos en las condiciones establecidas en dicho precepto.

Medidas de protección de datos personales: Nos comprometemos a proteger los datos personales que tratamos. Utilizamos medidas, controles y procedimientos físicos, organizativos y tecnológicos razonablemente fiables y eficaces, destinados a preservar la integridad y seguridad de sus datos y a garantizar su privacidad.

Además, todo el personal que tiene acceso a los datos personales ha sido formado y es consciente de sus obligaciones en relación con el tratamiento de los datos personales.

En los contratos que celebramos con nuestros proveedores, incluimos cláusulas que les obligan a mantener la confidencialidad de los datos personales a los que han tenido acceso en virtud del pedido realizado, así como a aplicar las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento de datos personales.

Todas estas medidas de seguridad se revisan periódicamente para garantizar su adecuación y eficacia.

Sin embargo, no se puede garantizar la seguridad absoluta y ningún sistema de seguridad es impenetrable, por lo que, en caso de que cualquier información bajo nuestro control se vea comprometida como consecuencia de una violación de la seguridad, tomaremos las medidas adecuadas para investigar el incidente, informar a la autoridad de control, si procede, y, si es necesario, a los usuarios que puedan haberse visto afectados para que tomen las medidas adecuadas.

Responsabilidad de los participantes: Los participantes son responsables de la veracidad de los datos, respondiendo por cualquier dato falso o inexacto que proporcionen, así como por cualquier daño, directo o indirecto, que pueda derivarse de ello.

8 – MODIFICACIONES Y ACEPTACIÓN

CIVITATIS se reserva el derecho de modificar o ampliar el presente reglamento promocional, siempre que ello no perjudique ni comprometa los derechos de los participantes en el Concurso.

La participación en el Concurso implica la aceptación íntegra del presente Reglamento legal por parte de los Participantes que se inscriban en el Concurso, el cual, solo si CIVITATIS lo considera oportuno, podrá transcribirse en un acta autorizada por un notario, quedando siempre a disposición de quien desee consultarlo.

9 – LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN

Las presentes Bases legales se interpretarán y regirán de conformidad con la legislación española. Los Juzgados y Tribunales de la ciudad de Madrid (España) serán competentes para resolver cualquier reclamación o controversia que pueda surgir en relación con la validez, interpretación o cumplimiento de estas bases, con renuncia expresa a cualquier otro fuero. No obstante, antes de recurrir a la vía judicial, se intentará resolver de forma amistosa cualquier conflicto derivado del presente Concurso.