Bases Legales del sorteo “Black Friday con Civitatis”

Primera. – EMPRESA ORGANIZADORA, OBJETO, DURACIÓN Y ÁMBITO

La organización del concurso y sorteo promocional está promovida por la empresa Civitatis Tours S.L. (en adelante, “CIVITATIS”), con domicilio en Calle Coloreros 2, 28013, Madrid.

CIVITATIS organiza, con fines promocionales el concurso “Black Friday con Civitatis” (en adelante, la “Promoción”) de ámbito internacional, a desarrollar a través de Internet, cuya participación está abierta a participantes mayores de edad.

La Promoción se iniciará el día 29 de noviembre de 2024 a las 00:00 (hora peninsular española)  y finalizará el día 6 de diciembre de 2024 a las 23:59 (hora peninsular española).

No obstante lo anterior, CIVITATIS se reserva el derecho de modificar a su conveniencia las fechas de la Promoción.

Segunda. – REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN

Podrán participar en la Promoción todas aquellas personas (en adelante, los “Participantes”) que acepten las presentes Bases Legales y cumplan las siguientes normas de participación:

• Registrarse, o estar previamente registrado, en la web de Civitatis (www.civitatis.com).
• Después, una vez iniciada sesión en su perfil, cada compra que incluya al menos dos (2) productos o actividades y se realice dentro del periodo de la Promoción con el enlace directo desde la newsletter promocional identificable con ID 200,  otorga al comprador una (1) participación en la Promoción.

Tercera. – PREMIOS, CONDICIONES DEL CONCURSO Y OTORGAMIENTO

El premio de la presente Promoción consiste en la devolución del importe total de la compra realizada que haya resultado premiada, que será abonada a tres (3) ganadores distintos en formato saldo Civitatis a través del Wallet. 

La devolución del importe de la compra agraciada está sujeta a un límite máximo de 1.000€ para cada uno de los tres (3) ganadores.

En concreto, se seleccionará a los ganadores realizando un sorteo mediante la aplicación EasyPromos entre los usuarios que hayan cumplido los requisitos de participación. Los Participantes que no hayan seguido estrictamente todos los pasos de la dinámica quedarán automáticamente eliminados del sorteo. Cualquier perfil que se detecte como falso o que cometa actos fraudulentos también se eliminará del sorteo.

Quedarán expresa y automáticamente excluidas las compras que sean canceladas antes de la celebración del sorteo y no se tendrán en cuenta para la participación en la Promoción.

Solo participarán en la Promoción aquellas compras que incluyan un mínimo de dos (2) productos o actividades. Cada compra que cumpla con los requisitos de participación otorgará una oportunidad de ganar a cada Participante.

Una vez CIVITATIS tenga conocimiento de quién es el ganador, se lo comunicará al agraciado a partir del 31 de diciembre de 2024, contactando por vía telefónica al número de teléfono o correo electrónico que el ganador habrá facilitado en su momento al finalizar su registro en la página web de CIVITATIS (ww.civitatis.com). Adicionalmente, CIVITATIS podrá publicar el nombre y apellidos del ganador en el blog Magazine de CIVITATIS (www.civitatis.com/blog/). 

Si el ganador no pudiera ser localizado o contactado dentro de los siete (7) días naturales siguientes a la fecha de la comunicación de CIVITATIS, el premio será otorgado al siguiente en el tiempo en cumplir con los requisitos de participación y se entenderá que el primer ganador renuncia de forma irrevocable al premio concedido. En caso de que no pudiese localizarse al Participante suplente en un nuevo plazo de siete días (7) naturales desde la comunicación remitida por CIVITATIS el premio quedará desierto.

Este premio es intransferible y no podrá ser canjeado por dinero en efectivo u otro producto diferente de las actividades disponibles en la página web de CIVITATIS.

Correrán a cuenta y cargo del ganador cualesquiera cargas tributarias que la aceptación del premio pudiera suponerle, así como cualquier otro gasto derivado de la Promoción que no esté expresamente asumido por CIVITATIS en las presentes Bases Legales.

Cuarta. – FISCALIDAD DEL PREMIO

Al premio recogido en las presentes bases le será de aplicación todas las disposiciones de carácter fiscal pertinentes, según la legislación española en vigor.

El ganador deberá cumplir con las obligaciones tributarias inherentes al premio adjudicado.

Cuando el agraciado sea residente fiscal en España, el premio quedará en su caso sujeto a retención (en caso de pago de premios en metálico) o ingreso a cuenta (en caso de pago de premios en especie) en el IRPF. Ello, en los términos y condiciones que establezca la normativa fiscal y tributaria vigente en cada momento y en el porcentaje legalmente en vigor para residentes en España.

Cuando el agraciado no sea residente fiscal en España, el premio quedará en su caso sujeto a retención del IRNR en la medida en que del mismo se deriven derechos que deban cumplirse en territorio español. Ello, en los términos y condiciones que establezca la normativa fiscal y tributaria vigente en cada momento y en el porcentaje legalmente en vigor para no residentes en España.

CIVITATIS se hará cargo de la retención o ingreso a cuenta que corresponda en su caso, ingresándola en la Agencia Estatal de Administración Tributaria por cuenta del agraciado.

Aparte de esta aportación, el cumplimiento de las restantes obligaciones fiscales que el otorgamiento de este premio implique para los ganadores serán exclusivamente por cuenta del agraciado, por lo que CIVITATIS queda relevado de cualquier otra responsabilidad.

A este efecto, y en los supuestos que así se requiera, CIVITATIS emitirá y enviará un certificado con los datos correspondientes al premio que se le ha otorgado y la retención o ingreso a cuenta efectuados en su caso, conforme a lo dispuesto en la normativa fiscal y tributaria que resulte de aplicación y que se encuentre vigente en cada momento.

Quinta.- LIMITACIONES

No podrán participar en la Promoción ni disfrutar del premio en condición de acompañante las siguientes personas (i) Los trabajadores por cuenta ajena empleados en cualquiera de las sociedades y otras entidades con personalidad jurídica vinculadas a CIVITATIS, (ii) Las personas físicas que participen directa o indirectamente en el capital de CIVITATIS, (iii) en su caso, el Notario que CIVITATIS hubiese designado si estimase oportuna la protocolización de estas bases, ni ninguno de los empleados de dicha Notaría y (iv) Cualquier otra persona física que haya participado directa o indirectamente en esta Promoción o haya estado involucrado directa o indirectamente en su preparación o desarrollo (agencia, proveedores, etc.).

Al aceptar estas Bases Legales, los Participantes consienten que CIVITATIS excluya o descalifiquen estas participaciones de la Promoción.

Se considerarán nulas aquellas participaciones que se hayan realizado posteriormente a la fecha de finalización de la Promoción, así como las que no cumplan con los requisitos establecidos en el apartado segundo de las presentes Bases Legales. CIVITATIS se reserva el derecho de excluir de la Promoción a aquellos Participantes que sospeche o detecte que hayan participado de cualquier manera fraudulenta.

Si se evidenciase que los ganadores o suplentes no cumplen con los requisitos exigidos en las Bases, o bien no acreditaran lo que les sea solicitado, su participación se considerará nula y quedarán automáticamente excluidos de la Promoción perdiendo todo derecho sobre el premio otorgado en virtud de esta Promoción.

El premio entregado no será susceptible de cambios, alteraciones o compensaciones a petición de los ganadores, no pudiendo ser canjeado por cualquier otro producto ni por dinero. CIVITATIS se reservan el derecho, si concurre justa causa y previa comunicación en legal forma, de efectuar cualquier cambio, suspender o ampliar esta Promoción.

Se establece un plazo de quince (15) días naturales desde la fecha de la concesión del premio, para efectuar cualquier reclamación motivada por esta Promoción. Una vez transcurridos los quince (15) días naturales desde la fecha de concesión del premio, se procederá a la formalización del premio.

Se deja constancia por el presente documento de que los Participantes no tienen que abonar, como consecuencia del sorteo propuesto, cantidad adicional alguna a CIVITATIS.

CIVITATIS se reserva, en caso de obligada necesidad, el derecho de sustituir los premios por otros de similares características.

Sexta. – EXCLUSIÓN DE RESPONSABILIDAD.

A título enunciativo y no limitativo, CIVITATIS no se responsabiliza de las siguientes circunstancias:

• Del uso que hagan el ganador respecto del premio objeto de la presente Promoción.
• De los daños y perjuicios de toda naturaleza que puedan deberse a la falta temporal de disponibilidad o de continuidad del funcionamiento de las redes de telecomunicaciones.
• De los servicios prestados por cualquier otra entidad con la que CIVITATIS colabore en la prestación de los servicios al ganador, como consecuencia de los premios entregados, así como los derivados de una actuación negligente en el disfrute de los mismos.
• De los casos de fuerza mayor o caso fortuito que pudieran impedir la realización de la Promoción o el disfrute total o parcial de su premio. En caso de que esta Promoción no pudiera realizarse, bien por fraudes detectados en la misma, errores técnicos, o cualquier otro motivo que no esté bajo el control de CIVITATIS y que afecte al normal desarrollo de la Promoción, CIVITATIS se reserva el derecho a cancelar, modificar, o suspender la misma.

Séptima. – LIMITACIÓN EN EL CONTENIDO DE LAS FOTOS Y LOS COMENTARIOS.

• Discriminación: En ningún caso podrán realizarse con una intención que pretenda discriminar a terceras personas y que vulneren los principios del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar, a la propia imagen y a la dignidad de la persona. Se prohíbe cualquier tipo de contenido discriminatorio ya sea por motivos de raza, sexo, religión, opinión, nacionalidad, discapacidad o cualquier otra circunstancia personal o social.
• Actividades ilegales: No podrán incluir contenido que promuevan actividades ilegales o que incorporen contenido obsceno o difamatorio.
• Contenidos autodestructivos: Se prohíbe incluir contenido que promueva el consumo de sustancias estupefacientes o que pudiera incitar a trastornos alimenticios y a la autolesión.
• Violencia: Está expresamente prohibido participar con fotos y comentarios que promuevan la violencia y/o que incluyan sin limitación alguna, la violencia sexual o la violencia contra animales y personas.
• Contenido degradante: No están permitidas fotos y comentarios que sean intimidantes, amenazantes degradantes o que de cualquier manera promuevan la violencia contra una persona o un colectivo determinado.
• Contenido sexual: Está expresamente prohibido incorporar cualquier tipo de contenido sexual.
• Contenido falso: Están expresamente prohibidos comentarios que pudieran contener indicaciones de «me gusta» en las redes sociales.
• Contenido promocional: Están expresamente prohibidas publicaciones para promocionar productos propios.
• Contenido manipulado y extrapolable: Están expresamente prohibidas las publicaciones que hayan sido o de las que existan indicios de que hayan podido ser manipuladas o puedan extrapolarse o vincularse a contenidos diferentes pero relacionados.

En caso de que se acreditara que cualquiera de los Participantes de la Promoción incurriera en alguna de las limitaciones establecidas en el presente apartado, CIVITATIS se reserva el derecho de excluir a dicho Participante del presente Promoción.

CIVITATIS no se responsabiliza de los daños ocasionados por el contenido incluido en las fotografías publicadas por los Participantes en la Promoción, y que en un momento dado pueda herir la sensibilidad de otros Participantes, por lo que CIVITATIS declina toda la responsabilidad legal y jurídica de todas las fotografías y descripciones.

Octava. – PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Responsable del tratamiento de los datos: Los datos personales facilitados como consecuencia de su participación en el presente concurso serán tratados por CIVITATIS TOURS S.L. (CIVITATIS), domicilio social en C/ Coloreros 2, 28013, Madrid y e-mail de contacto comunicacion@civitatis.com.

Delegado de protección de datos: El DPD es una figura, legalmente prevista, que tiene como funciones principales las de informar y asesorar a nuestra entidad sobre las obligaciones que le afectan en materia de protección de datos personales y supervisar su cumplimiento. 

Además, el DPD actúa como punto de contacto para cualquier cuestión relativa al tratamiento de datos personales, por lo que, si tiene cualquier consulta, duda o sugerencia en relación con cómo usamos sus datos personales, puede usted dirigirse a él: dpo@civitatis.com.

Finalidad del tratamiento de los datos: Tratamos los datos personales que nos facilite con los siguientes fines:

a.               Para gestionar su participación en el presente concurso, así como la entrega de premios.

b.               Para dar a conocer a los ganadores del concurso a través de los medios descritos en los presentes términos y condiciones. En concreto, mediante la publicación de sus datos identificativos.

c.               Para remitir comunicaciones comerciales de los productos y servicios de las entidades organizadoras del concurso.

La entrega de los datos para las finalidades indicadas es obligatoria, no pudiendo participar en el presente concurso en caso contrario.

Conservación de los datos: Como regla general, los datos personales serán conservados mientras dure el concurso y, tras este, mientras pueda surgir algún tipo de responsabilidad legal aparejada al mismo. Los datos de los ganadores permanecerán publicados por un plazo indefinido.

Los datos tratados para la remisión de comunicaciones comerciales (datos identificativos y de contacto) serán conservados indefinidamente, hasta que el usuario revoque su consentimiento o se oponga a dicho tratamiento de datos.

Base legitimadora: La base legal para el tratamiento de sus datos es la ejecución de la relación contractual surgida como consecuencia de la aceptación de los términos y condiciones que rigen la participación en el concurso. 

La base legal para la remisión de comunicaciones comerciales es el consentimiento manifestado por los participantes, el cual puede ser comunicado a través de cualquiera de las direcciones de contacto indicadas o por cualquier otra vía facilitada por las entidades organizadoras. El consentimiento podrá ser revocado en cualquier momento, si bien ello no afectará a la licitud de los datos tratados con anterioridad.

Destinatarios de los datos: Los datos serán tratados de manera confidencial, si bien, por la propia operativa del concurso, los datos de los participantes podrán ser cedidos a los siguientes terceros:

a.            Las Administraciones Públicas competentes, en los casos previstos en la Ley y para los fines en ella definidos.

b.           Los datos de los ganadores serán publicados en el blog Magazine de CIVITATIS (www.civitatis.com/blog/). 

Ejercicio de derechos RGPD: Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si estamos tratando datos personales que le conciernan, o no. Las personas interesadas tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos. 

En las condiciones previstas en el Reglamento General de Protección de Datos, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos o su portabilidad, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones. 

En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, los interesados podrán oponerse al tratamiento de sus datos. Si usted ha otorgado el consentimiento para alguna finalidad específica, tiene derecho a retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada. En estos supuestos dejaremos de tratar los datos o, en su caso, dejaremos de hacerlo para esa finalidad en concreto, salvo por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.

Además, la normativa en materia de protección de datos permite que pueda oponerse a ser objeto de decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos, cuando proceda. 

Los antedichos derechos se caracterizan por lo siguiente:

• Su ejercicio es gratuito, salvo que se trate de solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas (p. ej., carácter repetitivo), en cuyo caso podrá cobrarse un canon proporcional a los costes administrativos soportados o negarse a actuar
• Puede ejercer los derechos directamente o por medio de tu representante legal o voluntario
• Se debe responder a su solicitud en el plazo de un mes, aunque, si se tiene en cuenta la complejidad y número de solicitudes, se puede prorrogar el plazo en otros dos meses más.
• Tenemos la obligación de informarle sobre los medios para ejercitar estos derechos, los cuales deben ser accesibles y sin poder denegarle el ejercicio del derecho por el solo motivo de optar por otro medio. Si la solicitud se presenta por medios electrónicos, la información se facilitará por estos medios cuando sea posible, salvo que nos solicite que sea de otro modo.
• Si, por cualquier motivo, no se diese curso a la solicitud, le informaremos, a más tardar en un mes, de las razones de ello y de la posibilidad de reclamar ante una Autoridad de Control

A fin de facilitar el ejercicio de los referidos derechos, le facilitamos a continuación los enlaces al formulario de solicitud de cada uno de ellos:

·        Formulario ejercicio del derecho de acceso

·        Formulario de ejercicio del derecho de rectificación

·        Formulario de ejercicio del derecho de oposición

·        Formulario de ejercicio del derecho de supresión (derecho “al olvido”)

·  Formulario de ejercicio del derecho a la limitación del tratamiento

·        Formulario de ejercicios del derecho a la portabilidad

·  Formulario de ejercicio a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas

Para ejercer cualquiera de estos derechos envíenos un mensaje a dpo@civitatis.com.

Frente a cualquier vulneración de sus derechos, especialmente cuando usted no haya obtenido satisfacción en su ejercicio, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (datos de contacto accesibles en www.aepd.es), u otra autoridad de control competente. También puede obtener más información sobre los derechos que le asisten dirigiéndose a dichos organismos.

Origen de los datos: Los datos personales son facilitados por los participantes en el concurso. 

En el caso de que se faciliten datos terceros, quien lo haga asume la responsabilidad de informarles previamente de todo lo previsto en el artículo 14 del Reglamento General de Protección de Datos en las condiciones establecidas en dicho precepto.

Medidas de protección de los datos personales: Tenemos el firme compromiso de proteger los datos personales que tratamos. Utilizamos medidas, controles y procedimientos de carácter físico, organizativo y tecnológico, razonablemente fiables y efectivos, orientados a preservar la integridad y la seguridad de sus datos y garantizar su privacidad. 

Además, todo el personal con acceso a los datos personales ha sido formado y tiene conocimiento de sus obligaciones con relación a los tratamientos de sus datos personales.

En el caso de los contratos que suscribimos con nuestros proveedores incluimos cláusulas en las que se les exige mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que hayan tenido acceso en virtud del encargo realizado, así como implantar las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento de los datos personales.

Todas estas medidas de seguridad son revisadas de forma periódica para garantizar su adecuación y efectividad.

Sin embargo, la seguridad absoluta no se puede garantizar y no existe ningún sistema de seguridad que sea impenetrable por lo que, en el caso de cualquier información objeto de tratamiento y bajo nuestro control se viese comprometida como consecuencia de una brecha de seguridad, tomaremos las medidas adecuadas para investigar el incidente, notificarlo a la Autoridad de Control, si procede y, en caso necesario, a aquellos usuarios que se hubieran podido ver afectados para que tomen las medidas adecuadas. 

Responsabilidad de los participantes: Los participantes responden de la veracidad de los datos, haciéndose responsable de los datos falsos e inexactos que pudiera proporcionar, así como de los daños y perjuicios, directos o indirectos, que pudieran derivarse.

Novena. – CAMBIOS Y ACEPTACIÓN

CIVITATIS se reserva el derecho de modificar o ampliar estas bases promocionales, en la medida que no perjudique o menoscabe los derechos de los Participantes en la Promoción.

La participación en la Promoción comporta la íntegra aceptación de estas Bases Legales por parte de los Participantes que se inscriban en la presente Promoción, las cuales, solo si CIVITATIS lo estima oportuno, podrán protocolizarse en Acta autorizada por un Notario, si bien las mismas siempre estarán a disposición de cualquier persona que desee consultarlas

Décima. – LEGISLACIÓN APLICABLE Y JURISDICCIÓN

Estas Bases Legales se interpretarán y regirán de conformidad con la ley española. Serán competentes para resolver cualquier reclamación o controversia que pudiera plantearse en relación con la validez, interpretación o cumplimiento de estas bases, con renuncia expresa a cualquier otro fuero, los Juzgados y Tribunales de la ciudad de Madrid (España). No obstante, y con carácter previo a la vía judicial, se tratará de resolver de forma amistosa cualquier conflicto que se derive de la presente Promoción.

Official Terms and Conditions of the “Black Friday with Civitatis” Giveaway

1) Organizer, Purpose, Duration, and Scope  

The promotional contest and giveaway are organized by Civitatis Tours S.L. (hereinafter referred to as “CIVITATIS“), located at Calle Coloreros 2, 28013, Madrid.  

CIVITATIS is launching the “Black Friday with Civitatis” contest (hereinafter, the “Promotion”) for promotional purposes. This international campaign will be conducted online and is open to participants who are of legal age.  

The Promotion will begin on November 29, 2024, at 12 am (Spanish Peninsular Time) and will end on December 6, 2024, at 11:59 pm (Spanish Peninsular Time).  

However, CIVITATIS reserves the right to adjust the Promotion dates at its discretion.

2) Participation Requirements  

The Promotion is open to individuals (hereinafter referred to as “Participants”) who agree to these Terms and Conditions and meet the following requirements:

• Register on the Civitatis website (https://www.civitatis.com/en) or already have an active account.  
• Once logged into their profile, each purchase made during the Promotion period that includes at least two (2) products or activities and is completed via the direct link in the promotional newsletter (identified with ID 200) will grant the buyer one (1) entry into the Promotion.

3) Prizes, Contest Conditions, and Awarding

The prize for this Promotion is a full refund of the total amount of the winning purchase, credited as Civitatis Wallet balance to three (3) different winners.  

Each refund is capped at a maximum of €1,000 per winner.  

Winners will be selected through a random draw conducted via the EasyPromos application among users who have met all participation requirements. Participants who fail to follow the steps outlined in the rules will be automatically disqualified. Additionally, any account found to be fake or engaging in fraudulent activity will also be excluded.  

Purchases canceled before the draw takes place will be expressly and automatically excluded and will not count toward participation in the Promotion.

Purchases canceled before the draw will be expressly and automatically excluded and will not be considered for participation in the Promotion.  

Only purchases that include a minimum of two (2) products or activities will qualify. Each eligible purchase will grant the Participant one entry into the draw.  

Once CIVITATIS identifies the winners, they will be notified starting December 31, 2024, via the phone number or email address provided during registration on the CIVITATIS website (http://www.civitatis.com/en). Additionally, CIVITATIS may publish the winner’s name and surname on its blog, Civitatis Magazine (http://www.civitatis.com/blog/en).  

If a winner cannot be reached within seven (7) calendar days of CIVITATIS’s notification, the prize will be awarded to the next eligible participant in line. The original winner will be considered to have irrevocably forfeited the prize. If the alternate winner also cannot be contacted within another seven (7) calendar days, the prize will remain unclaimed.

This prize is non-transferable and cannot be exchanged for cash or any product other than the activities available on the CIVITATIS website.

The winner will be responsible for any tax obligations associated with accepting the prize, as well as any additional expenses arising from the Promotion that are not explicitly covered by CIVITATIS in these Terms and Conditions.

4) Taxation of the Prize

The prize provided in these Terms and Conditions will be subject to all relevant tax provisions in accordance with current Spanish legislation.

The winner is responsible for fulfilling any tax obligations related to the awarded prize.

If the winner is a tax resident in Spain, the prize may be subject to withholding tax (in the case of cash prizes) or income tax (in the case of non-cash prizes) under the Spanish Personal Income Tax (IRPF) laws. This will be in accordance with the terms and conditions set by the applicable tax and fiscal regulations, and at the legal rate in effect for Spanish residents.

If the winner is not a tax resident in Spain, the prize may be subject to withholding under the Non-Residents Income Tax (IRNR), as long as the prize creates tax obligations in Spain. This will be in accordance with the terms and conditions set by the applicable tax and fiscal regulations and at the legal rate in effect for non-residents in Spain.

CIVITATIS will handle the appropriate withholding or income tax payments, submitting them to the Spanish Tax Agency (Agencia Estatal de Administración Tributaria) on behalf of the winner.

Aside from this contribution, any other tax obligations arising from the award of the prize will be the sole responsibility of the winner, and CIVITATIS will not be held liable for any additional tax duties.

If required, and in accordance with applicable regulations, CIVITATIS will issue and send a certificate detailing the awarded prize and any withholding or income tax payments made.

5) Limitations

The following individuals are not eligible to participate in the Promotion or claim the prize as a companion:

1. Employees of any companies or entities legally linked to CIVITATIS.
2. Individuals who have a direct or indirect interest in the capital of CIVITATIS.
3. If applicable, the Notary designated by CIVITATIS, should it deem it necessary to notarize these Terms and Conditions, as well as any employees of that Notary office.
4. Any other individual who has participated directly or indirectly in the Promotion or been involved in its preparation or execution (e.g., agencies, suppliers, etc.).

By accepting these Terms and Conditions, Participants consent to CIVITATIS excluding or disqualifying such participants from the Promotion.

Entries submitted after the Promotion end date or those that do not meet the participation requirements outlined in section two of these Terms and Conditions will be considered invalid. CIVITATIS reserves the right to exclude Participants suspected or detected of any fraudulent participation.

If it is determined that a winner or an alternate does not meet the required conditions or fails to provide the necessary documentation, their participation will be nullified, and they will be automatically excluded from the Promotion, forfeiting all rights to the prize.

The awarded prize is not transferable, exchangeable, or subject to any compensation requests by the winners, and cannot be redeemed for any other product or cash. CIVITATIS reserves the right, for justified reasons and with prior legal notification, to make any changes, suspend, or extend this Promotion.

A period of fifteen (15) calendar days from the date the prize is awarded is established for any justified claims related to this Promotion. After the fifteen (15) days have elapsed, the prize will be formally issued.

This document confirms that Participants are not required to pay any additional amounts to CIVITATIS as a result of the proposed draw.

CIVITATIS reserves the right to substitute the prize with another of similar characteristics if necessary.

6) Disclaimer of Liability

By way of example and not limitation, CIVITATIS is not responsible for the following circumstances:

• The use of the prize by the winner.
• Any damages or losses resulting from temporary unavailability or interruptions to telecommunications networks.
• Services provided by any third-party entity that CIVITATIS collaborates with in delivering the prize, as well as any issues arising from negligent actions in the enjoyment of the prize.
• Any cases of force majeure or unforeseen events that may prevent the Promotion from taking place or fully enjoyed by the winner.

In the event that the Promotion cannot be carried out due to detected fraud, technical errors, or any other reason beyond CIVITATIS’s control that affects the normal operation of the Promotion, CIVITATIS reserves the right to cancel, modify, or suspend the Promotion.

7) Limitations on Photo Content and Comments

• Discrimination: Content that discriminates against others, violating principles of honor, privacy, personal dignity, and image rights, is strictly prohibited. Discriminatory content based on race, gender, religion, opinion, nationality, disability, or any other personal or social circumstance is forbidden.
• Illegal Activities: Content promoting illegal activities or including obscene or defamatory material is not allowed.
• Self-destructive Content: Content that encourages substance abuse or could incite eating disorders or self-harm is prohibited.
• Violence: Photos or comments promoting violence, including sexual violence or violence against animals or people, are strictly forbidden.
• Degrading Content: Intimidating, threatening, or degrading photos and comments, or content that promotes violence against individuals or specific groups, are not allowed.
• Sexual Content: Any form of sexual content is expressly prohibited.
• False Content: Comments containing “likes” or similar indications on social media, which may be misleading or manipulated, are prohibited.
• Promotional Content: Posts promoting personal products are explicitly forbidden.
• Manipulated or Misleading Content: Posts that have been or appear to have been manipulated or could be linked to or extrapolated to different but related content are not permitted.

If it is determined that any Participant in the Promotion has violated any of the limitations set forth in this section, CIVITATIS reserves the right to exclude that Participant from the Promotion.  

CIVITATIS is not responsible for any damage caused by the content included in the photos posted by Participants in the Promotion, especially if it may offend or upset other Participants. CIVITATIS disclaims any legal responsibility for the photos and descriptions submitted.

8) Data Protection

Data Controller: The personal data provided as part of your participation in this contest will be processed by CIVITATIS TOURS S.L. (CIVITATIS), located at C/ Coloreros 2, 28013 Madrid, with the contact email address: comunicacion@civitatis.com.

Data Protection Officer (DPO): The DPO is a legally designated role responsible for informing and advising our organization on its obligations regarding personal data protection and ensuring compliance with those obligations.

The DPO also serves as the point of contact for any questions related to the processing of personal data. If you have any queries, concerns, or suggestions regarding how we use your personal data, you can reach the DPO at: dpo@civitatis.com.

Purpose of Data Processing: We process the personal data you provide for the following purposes:

a. To manage your participation in this contest and to award prizes.

b. To announce the contest winners through the channels described in these terms and conditions, specifically by publishing their identifying information.

c. To send commercial communications about the products and services offered by the entities organizing the contest.

Providing your data for these purposes is mandatory; if you do not provide it, you will not be able to participate in the contest.

Data Retention: As a general rule, personal data will be retained for the duration of the contest and, after it ends, for as long as any legal responsibilities related to the contest may arise. The data of the winners will be published indefinitely.

Data collected for sending commercial communications (such as identifying and contact information) will be kept indefinitely until the user withdraws their consent or objects to such data processing.

Legal Basis: The legal basis for processing your data is the execution of the contractual relationship that arises from accepting the terms and conditions governing participation in the contest.

The legal basis for sending commercial communications is the consent provided by participants, which can be communicated through any of the contact details provided or by any other means offered by the organizing entities. Consent can be revoked at any time, but this will not affect the lawfulness of the data processed prior to such withdrawal.

Data Recipients: The data will be treated confidentially. However, due to the nature of the contest, participants’ data may be shared with the following third parties:

a. Competent public authorities, as required by law and for the purposes defined in the relevant legal provisions.

b. The data of the winners will be published on the CIVITATIS Magazine blog (www.civitatis.com/blog/en).

Exercise of Rights under the GDPR: Anyone has the right to confirm whether or not we are processing personal data related to them. Interested parties have the right to access their personal data, as well as to request the correction of inaccurate data or, if applicable, to request its deletion when, among other reasons, the data is no longer necessary for the purposes for which it was collected.

Under the conditions set out in the General Data Protection Regulation, individuals may request the limitation of the processing of their data or its portability, in which case we will only retain the data for the exercise or defense of claims.

In certain circumstances and for reasons related to their particular situation, individuals may object to the processing of their data. If you have given consent for a specific purpose, you have the right to withdraw it at any time, without affecting the lawfulness of the processing based on consent before its withdrawal. In such cases, we will stop processing the data, or, if applicable, we will stop doing so for that specific purpose, unless there are overriding legitimate reasons or for the exercise or defense of potential claims.

Furthermore, data protection regulations allow you to object to being subject to decisions based solely on automated processing of your data, where applicable.

The aforementioned rights are characterized as follows:

• Exercising these rights is free of charge, unless the requests are clearly unfounded or excessive (e.g., repetitive in nature), in which case a fee may be charged based on the administrative costs incurred, or action may be refused.
• You can exercise these rights directly or through a legal or voluntary representative.
• We must respond to your request within one month, although this period may be extended by an additional two months, taking into account the complexity and number of requests.
• We are required to inform you of the methods to exercise these rights, which should be accessible to you and cannot be denied simply because you choose an alternative method. If the request is made electronically, we will provide the information through these means whenever possible, unless you request it to be provided in another way.
• If, for any reason, we do not proceed with the request, we will inform you of the reasons within one month, along with the possibility of filing a complaint with a Supervisory Authority.

To make it easier for you to exercise the rights mentioned above, here are the links to the request forms for each of them:

• Access rights request form
• Rectification rights request form
• Objection rights request form
• Deletion rights request form (Right to be forgotten)
• Right to restrict processing request form
• Data portability rights request form
• Request form to object to automated individual decisions

To exercise any of these rights, please send us a message at dpo@civitatis.com.

If you believe your rights have been violated, especially if you have not received satisfaction in exercising them, you can file a complaint with the Spanish Data Protection Agency (contact details available at www.aepd.es), or with any other relevant supervisory authority. You can also find more information about your rights by contacting these organizations.

Source of Data: The personal data is provided by the participants in the Promotion.

If third-party data is provided, the person submitting it assumes responsibility for informing them in advance of everything outlined in Article 14 of the General Data Protection Regulation, as specified in that article.

Data protection measures: We are firmly committed to protecting the personal data we process. We use reasonable and effective physical, organizational, and technological measures, controls, and procedures designed to maintain the integrity and security of your data and ensure its privacy.

Additionally, all personnel with access to personal data have been trained and are aware of their obligations regarding the processing of personal data.

For contracts with our suppliers, we include clauses that require them to maintain confidentiality regarding any personal data they access as part of their work and to implement the necessary technical and organizational security measures to ensure the confidentiality, integrity, availability, and ongoing resilience of the systems and services used for processing personal data.

All of these security measures are regularly reviewed to ensure their adequacy and effectiveness.

However, absolute security cannot be guaranteed, and no security system is completely impenetrable. Therefore, if any information under our control is compromised due to a security breach, we will take appropriate action to investigate the incident, notify the Supervisory Authority if necessary, and, if required, inform affected users so they can take appropriate steps.

Responsibility of Participants: Participants are responsible for ensuring the accuracy of the data they provide and will be held accountable for any false or inaccurate information, as well as for any direct or indirect damages that may result.

9) Changes and Acceptance

CIVITATIS reserves the right to modify or expand these promotional terms, provided it does not harm or undermine the rights of the Participants in the Promotion.

By participating in the Promotion, Participants fully accept these Terms and Conditions. These terms may, at CIVITATIS’ discretion, be notarized, but they will always be available for consultation by anyone who wishes to review them.

10) Applicable Law and Jurisdiction

These Terms and Conditions will be interpreted and governed in accordance with Spanish law. Any claims or disputes related to the validity, interpretation, or enforcement of these terms will be resolved by the courts of Madrid, Spain, with express waiver of any other jurisdiction. However, before resorting to legal action, any conflict arising from this Promotion will be attempted to be resolved amicably.

Ganadores

• Jesús Follana: 1132€
• María Mercedes Suárez 372 €
• Fiammeta Rebuttini 17€