350 personas, 150 proyectos, 2 días: así fue el primer hackathon de Civitatis
48 horas en las que la actividad habitual de la compañía cambió para hacer una sola cosa: construir.
Los días 2 y 3 de junio, más de 350 personas de Civitatis (en presencial y en remoto desde distintos países) modificaron sus tareas del día a día para trabajar en algo diferente. No en talleres ni en charlas inspiracionales. Si no en proyectos reales, con herramientas de IA, atacando problemas concretos que cada equipo conoce de primera mano.
Así fue el primer hackathon de la historia de Civitatis.
La pregunta detrás de todo
La inteligencia artificial lleva meses siendo protagonista de reuniones, newsletters y conversaciones de pasillo. Pero hay una diferencia enorme entre saber que algo existe y saber usarlo para resolver el problema específico que tienes encima de la mesa cada semana.
El hackathon partió de una premisa. Durante las semanas previas, los equipos identificaron procesos, tareas y fricciones concretas. El reto no era abordar «cómo puede la IA transformar el sector turístico» -eso ya lo hablamos en conferencias y medios de comunicación-, sino «este flujo de reservas nos roba tres horas a la semana y no tiene por qué».
El objetivo: innovar con IA para hacer mejor lo que ya hacemos y descubrir lo que todavía no sabemos que podemos hacer.
Cómo se organiza un hackathon para 350 personas
Spoiler: con mucho trabajo previo que nadie ve.
El equipo de People coordinó la logística completa: definición de criterios, acceso a herramientas, sincronización entre equipos y soporte para los participantes en remoto. El equipo de Tecnología gestionó el acceso a las plataformas, resolvió las dudas técnicas durante los dos días y se encargó de que la experiencia presencial funcionara.
El resultado: cuando arrancó el hackathon, los equipos ya sabían qué problema querían resolver. No se perdió el primer día en decidir qué hacer. Se usó en hacerlo.
Lo que construimos
Más de 150 proyectos fueron presentados para abordar problemáticas de prácticamente todas las áreas de la compañía: marketing, producto, operaciones, finanzas, atención al cliente, people. Algunos atacaban ineficiencias pequeñas pero muy presentes en el día a día. Otros iban a por problemas más estructurales.
Entre los proyectos que más tracción generaron encontramos:
- Varias herramientas para centralizar la inteligencia competitiva de Civitatis, algo que hasta ahora se mostraba menos unificado.
- Diferentes soluciones para reforzar el posicionamiento B2B y mejorar cómo llegamos a agencias y operadores.
- Automatizaciones en la gestión de reservas que eliminan pasos manuales del proceso actual.
Y tras dos jornadas de trabajo, diez proyectos fueron seleccionados para seguir desarrollándose de forma prioritaria. Los demás no desaparecen: muchos seguirán evolucionando dentro de los equipos en los próximos meses.mos meses.
Tres proyectos destacados
1 – El pequeño cambio que puede ahorrar cientos de gestiones
Hay procesos que, por habituales que sean, terminan consumiendo más tiempo del que parece. Uno de ellos es la gestión de cambios en el número de turistas de una reserva, una de las solicitudes más recurrentes que recibe el equipo de Atención al Cliente y que, a día de hoy, requiere múltiples comprobaciones y gestiones manuales.
El problema
Cada día, el equipo de Atención al Cliente dedica parte de su tiempo a gestionar cambios en el número de turistas de las reservas: añadir o eliminar viajeros, recalcular importes, tramitar reembolsos o enviar enlaces de pago.
La solución
Crear una funcionalidad que permita a clientes y agencias realizar estas modificaciones de forma autónoma. El sistema comprobará automáticamente la disponibilidad, las condiciones de la reserva y los posibles costes adicionales, gestionando pagos, reembolsos y notificaciones sin intervención manual.
El impacto
Menos tareas administrativas para los equipos, una respuesta más rápida para clientes y agencias y más tiempo para dedicarlo a gestiones de mayor valor añadido.
2 – LLMs al servicio de la estrategia
Los modelos de lenguaje están cambiando la forma en que las empresas trabajan con la información. Pero para aprovechar todo su potencial, primero hay que resolver un problema básico: tener todos los datos conectados, organizados y accesibles.
El problema
La inteligencia competitiva y de marca de Civitatis se encuentra repartida entre distintas herramientas y fuentes de información. Esto obliga a dedicar tiempo a recopilar datos, consolidarlos y actualizarlos manualmente antes de poder analizarlos y convertirlos en decisiones estratégicas.
La solución
Desarrollar un Panel Inteligente LLMs capaz de centralizar información procedente de las herramientas de análisis y convertirla en conocimiento accionable. Además de mostrar métricas en tiempo real, el sistema utiliza inteligencia artificial para generar resúmenes automáticos, detectar tendencias, identificar patrones de éxito y ayudar a los equipos a tomar decisiones más rápidas y mejor fundamentadas.
El impacto
Menos tiempo dedicado a recopilar información y más tiempo para analizarla. Una única fuente de conocimiento para todos los equipos, estrategias más coordinadas y una mayor capacidad para identificar qué acciones funcionan mejor y replicarlas en distintos mercados. Además, permitirá agilizar la preparación de reportes y reuniones, transformando los datos en recomendaciones prácticas de forma automática.
3 – Una puerta de entrada para el ecosistema B2B
Mientras Civitatis sigue creciendo como plataforma para viajeros, también lo hace una parte menos visible pero igual de importante: el ecosistema de agencias, afiliados, alojamientos, aerolíneas y partners tecnológicos que colaboran con la compañía en todo el mundo.
El problema
Hoy no existe un espacio único que explique de forma clara qué es Civitatis para un profesional del sector turístico. Esto dificulta que nuevos colaboradores entiendan la propuesta de valor de la compañía, limita las oportunidades de captación y hace más complejo dirigir a cada perfil hacia la información que realmente necesita.
La solución
Crear una landing centralizada bajo el paraguas de Civitatis Pro que actúe como punto de entrada para todo el ecosistema B2B. La nueva página permitirá explicar el posicionamiento de la compañía como Global Activity Hub, adaptar el mensaje a cada tipo de partner y dirigir a agencias, afiliados, alojamientos, aerolíneas y partners tecnológicos hacia contenidos específicos para sus necesidades.
El impacto
Una experiencia más clara para los colaboradores actuales y potenciales, una propuesta de valor más fácil de entender y un nuevo punto de apoyo para el crecimiento del negocio B2B. Además, servirá como carta de presentación del nuevo posicionamiento visual y narrativo que acompañará al lanzamiento de la nueva plataforma de agencias.
Las cifras de un reto colectivo
- +350 participantes (tanto en presencial como en remoto desde diferentes países).
- +150 ideas presentadas.
- 2 días de trabajo colaborativo.
- 10 iniciativas seleccionadas para continuar su desarrollo.
Los números que más nos importan, los del impacto real en producción, están por llegar.
Más allá de los proyectos
Andrés Spitzer, CEO de Civitatis, lo resumió así:
«Lo que más me enorgullece es haber visto a tantas personas construyendo juntas, ayudándose mutuamente y pensando en cómo mejorar la vida de sus compañeros y la experiencia de nuestros clientes. Han sido dos días divertidos, inspiradores y llenos de energía que nos han permitido descubrir un enorme mundo de oportunidades.»
Pero más allá del evento en sí, Andrés lanzó un reto:
«Espero que muchos hayan vivido su propio momento ‘eureka’ y se sientan ahora más preparados y empoderados para crear, experimentar y desarrollar ideas que quizá hace unos meses parecían imposibles. Debemos seguir cuestionando la forma en que hacemos las cosas, atrevernos a mejorar nuestros procesos y romper el statu quo cuando exista una manera mejor de trabajar.»
Y… ¿Qué viene ahora?
Los diez proyectos ganadores entran en desarrollo. El resto siguen vivos. Y en algún sitio, en la cabeza de alguien que participó, hay una idea que todavía no ha salido pero que saldrá.
Este fue el primer hackathon. No será el último.
