Basi legali del concorso “FAM TRIP per le agenzie di viaggio 2025”

1 – SOCIETÀ ORGANIZZATRICE, SCOPO, DURATA E AMBITO DI APPLICAZIONE

L’organizzazione del concorso e dell’estrazione promozionale è promossa dalla società Civitatis Tours S.L. (di seguito “CIVITATIS“), con sede legale in Calle Coloreros 2, 28013, Madrid.

CIVITATIS organizza, a scopo promozionale, il concorso “FAM TRIP per le agenzie di viaggio 2025” (di seguito “Concorso“) a livello internazionale, da svolgersi via Internet, aperto a tutte le agenzie registrate sulla piattaforma B2B di CIVITATIS (https://www.civitatis.com/es/agencias/).

Il Concorso avrà inizio il 1º giugno 2025 e terminerà il 30 giugno 2025.

In deroga a quanto sopra, CIVITATIS si riserva il diritto di modificare le date del Concorso a suo piacimento.

2 – REQUISITI DI PARTECIPAZIONE

Il Concorso è aperto a tutte le Agenzie (di seguito denominate “Partecipanti“) che accettano i presenti Termini e Condizioni e rispettano le seguenti regole di partecipazione:

●        Essere registrati e avere un profilo valido sulla piattaforma CIVITATIS B2B (https://www.civitatis.com/es/agencias/).

●        Raggiungere un fatturato pari o superiore a mille euro (1000 euro) nel periodo compreso tra il 1º giugno 2025 e il 30 giugno 2025.

Ai fini del raggiungimento del numero minimo di partecipanti, saranno conteggiate solo le prenotazioni effettuate tra il 1º giugno 2025 e il 30 giugno 2025. e che non siano state cancellate, escludendo espressamente le prenotazioni effettuate prima del 1º giugno 2025 con data di utilizzo entro il periodo stabilito.

Allo stesso modo, saranno conteggiate solo le prenotazioni di attività turistiche, escursioni e trasferimenti CIVITATIS a pagamento (cioè che comportano un costo), mentre saranno espressamente escluse dal calcolo le prenotazioni di attività turistiche gratuite o che non comportano alcun costo.

Le agenzie devono essere registrate sulla piattaforma CIVITATIS B2B con CIF o documento di identificazione fiscale equivalente per le persone giuridiche, con espressa esclusione della partecipazione di persone fisiche.

CIVITATIS si riserva il diritto di eliminare dal totale delle vendite calcolate, a sua esclusiva discrezione, tutte le prenotazioni annullate o che presentino segni o sospetti di frode, manipolazione o qualsiasi altro tipo di comportamento fraudolento.

3 – PREMI, CONDIZIONI DEL CONCORSO E ASSEGNAZIONE

In particolare, le Agenzie vincitrici saranno selezionate tramite un’estrazione con l’applicazione Cool Tabs tra tutte le Agenzie che hanno soddisfatto i requisiti di partecipazione.

I partecipanti che non avranno seguito tutte le fasi della dinamica saranno automaticamente eliminati dall’estrazione a premi. I profili che risulteranno falsi o che commetteranno atti fraudolenti saranno inoltre eliminati dall’estrazione a premi.

Una volta conosciuti i vincitori, CIVITATIS li comunicherà a partire dal 1 luglio 2025 attraverso la Newsletter CIVITATIS, pubblicando il nome delle Agenzie premiate con il relativo premio assegnato.

I premi che potranno essere assegnati in questo Concorso, nello specifico, consistono in:

Saranno selezionate undici (11) agenzie vincitrici, ciascuna delle quali otterrà come premio un posto per partecipare al viaggio di formazione (Fam Trip) organizzato da CIVITATIS, che si terrà dal 9 al 12 settembre 2025.

Per ogni 1.000 € di prenotazioni confermate, l’agenzia ottiene 1 possibilità di essere selezionata per il FAM TRIP.

Non c’è limite al numero di opportunità accumulabili! Maggiore è il volume delle vendite, maggiori sono le possibilità di vincere.

Esempio pratico:

• Agenzia A ha generato 1.000 € → 1 opportunità
• Agenzia B ha generato 3.000 € → 3 opportunità
• Agenzia C ha generato 6.000 € → 6 opportunità
• Agenzia D ha generato 900 € → 0 possibilità

Ogni soglia di 1.000 € rappresenta una sola possibilità, indipendentemente dal numero di prenotazioni.

 Il premio non è trasferibile e non può essere scambiato con denaro o altri prodotti diversi dal FAM Trip proposto.

Condizioni generali applicabili a tutti i premi:

Tutti i premi previsti in questo concorso (per un totale di undici (11) premi) saranno assegnati a undici (11) agenzie diverse (la partecipazione di ciascuna agenzia dà diritto a vincere un solo premio, non cumulabile con altri premi). Se durante l’estrazione, per errore o per qualsiasi altro motivo, la stessa Agenzia dovesse vincere un secondo premio, non potrà ricevere un secondo premio perché ha già vinto un premio precedente, e il premio sarà estratto nuovamente a caso per essere attribuito a un’altra Agenzia che non abbia vinto un premio in precedenza.

Nel caso in cui una delle Agenzie vincitrici non possa essere rintracciata o contattata entro sette (7) giorni di calendario dalla data della comunicazione inviata da CIVITATIS, il premio sarà assegnato all’Agenzia successiva in tempo utile nel soddisfare i requisiti di partecipazione e si intenderà che la prima Agenzia vincitrice rinuncia irrevocabilmente al premio assegnato. Nel caso in cui il Partecipante sostitutivo non sia rintracciabile entro ulteriori sette (7) giorni di calendario dalla comunicazione inviata da CIVITATIS, il premio decadrà.

Il premio assegnato è valido per una sola persona dell’agenzia di viaggi e comprende tutte le spese coperte da Civitatis. Nel caso in cui il vincitore desideri essere accompagnato da un’altra persona, Civitatis si riserva il diritto di informarlo in merito ai costi aggiuntivi a carico dell’accompagnatore.

L’Agenzia vincitrice sarà responsabile di ogni altra spesa derivante dal Concorso che non sia espressamente assunta da CIVITATIS nelle presenti Basi Legali.

4 – LIMITAZIONI

Accettando i presenti Termini e condizioni, i Partecipanti acconsentono a che CIVITATIS escluda o squalifichi tali iscrizioni dal Concorso.

Le iscrizioni effettuate dopo la data di chiusura del Concorso, così come quelle non conformi ai requisiti stabiliti nella sezione due dei presenti Termini e condizioni, saranno considerate nulle. CIVITATIS si riserva il diritto di escludere dal Concorso i Partecipanti che sospetti o rilevi abbiano partecipato in modo fraudolento.

CIVITATIS può esercitare questo diritto in qualsiasi momento, anche dopo la comunicazione alle Agenzie vincitrici, e si riserva il diritto di ritirare il premio assegnato all’Agenzia vincitrice e di assegnarlo in modo casuale a un altro Partecipante. 

Se risulta evidente che i vincitori o i sostituti non soddisfano i requisiti stabiliti nel Regolamento o non forniscono la prova di quanto richiesto loro, la loro partecipazione sarà considerata nulla e non valida e saranno automaticamente esclusi dal Concorso e perderanno ogni diritto al premio assegnato nell’ambito del presente Concorso.

Il premio assegnato non sarà soggetto a modifiche, alterazioni o compensazioni su richiesta dei vincitori e non potrà essere scambiato con altri prodotti o denaro. CIVITATIS si riserva il diritto di apportare modifiche, sospendere o prorogare il presente Concorso in caso di giusta causa e previa comunicazione in forma legale.

È stabilito un periodo di quindici (15) giorni di calendario dalla data di assegnazione del premio, per presentare qualsiasi reclamo motivato dal presente Concorso. Trascorsi i quindici (15) giorni di calendario dalla data di assegnazione del premio, il viaggio sarà formalizzato e/o gestito.

Si precisa che i Partecipanti non sono tenuti a versare alcun importo aggiuntivo a CIVITATIS a seguito del sorteggio proposto.

5  – ESCLUSIONE DI RESPONSABILITÀ

A titolo esemplificativo e non esaustivo, CIVITATIS non sarà responsabile per le seguenti circostanze:

●    I danni di qualsiasi tipo che possono essere dovuti alla temporanea mancanza di disponibilità o di continuità del funzionamento delle reti di telecomunicazione.

●        Dei servizi forniti da qualsiasi altro soggetto con cui CIVITATIS collabora nella fornitura di servizi al vincitore, in conseguenza dei premi assegnati, nonché di quelli derivanti da negligenza nel godimento dei premi.

●        Casi di forza maggiore o circostanze impreviste che possono impedire lo svolgimento del Concorso o il godimento totale o parziale del premio. Nel caso in cui il presente Concorso non possa essere svolto, a causa di frodi rilevate nel Concorso, errori tecnici o qualsiasi altra ragione al di fuori del controllo di CIVITATIS che influisca sul normale svolgimento del Concorso, CIVITATIS si riserva il diritto di annullare, modificare o sospendere il Concorso.

6 – PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Responsabile del trattamento dei dati: I dati personali forniti a seguito della partecipazione al presente concorso saranno trattati da CIVITATIS TOURS S.L. (CIVITATIS), con sede legale in C/ Coloreros 2, 28013, Madrid, telefono (+39)3516678202 ed e-mail di contatto agenzie@civitatis.com.

Delegato alla protezione dei dati: Il DPD è una figura, prevista per legge, le cui funzioni principali sono quelle di informare e consigliare il nostro ente sugli obblighi che lo riguardano in termini di protezione dei dati personali e di sorvegliare la sua osservanza.

Inoltre, il DPD funge da punto di contatto per qualsiasi questione relativa al trattamento dei dati personali, quindi se avete dubbi, domande o suggerimenti su come utilizziamo i vostri dati personali, potete contattarlo all’indirizzo: dpo@civitatis.com.

Finalità del trattamento dei dati: Trattiamo i dati personali da voi forniti per le seguenti finalità:

a.           Gestire la partecipazione al concorso e l’assegnazione dei premi.

b.           Pubblicizzare i vincitori del concorso attraverso i mezzi descritti nei presenti termini e condizioni. In particolare, pubblicando il nome commerciale delle Agenzie vincitrici nella Newsletter CIVITATIS.

Il conferimento dei dati per le finalità indicate è obbligatorio, pena l’impossibilità di partecipare al presente concorso.

Conservazione dei dati: In linea di massima, i dati personali saranno conservati per tutta la durata del concorso e, dopo il concorso, per tutto il tempo in cui si potranno verificare responsabilità legali in relazione al concorso. I dati dei vincitori resteranno pubblicati per un periodo di tempo indefinito.

I dati trattati per l’invio di comunicazioni commerciali (dati identificativi e di contatto) saranno conservati a tempo indeterminato, fino a quando l’utente non revocherà il proprio consenso o si opporrà a tale trattamento.

Base giuridica: La base giuridica del trattamento dei dati è l’esecuzione del rapporto contrattuale derivante dall’accettazione dei termini e delle condizioni di partecipazione al concorso.

In conformità alle disposizioni del presente regolamento, uno dei premi consisterà nella consegna di una carta regalo CIVITATIS all’Agente di viaggio dell’Agenzia vincitrice che avrà fatturato di più. In virtù di quanto sopra, l’Agenzia dovrà comunicare a CIVITATIS i seguenti dati dell’Agente: Nome, cognome e indirizzo e-mail. L’Agenzia si impegna a rispettare i seguenti obblighi:

         Informare l’Agente sul trattamento dei suoi dati personali in conformità con le disposizioni dell’articolo 13 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), compreso il trasferimento dei suoi dati a CIVITATIS, avendo ottenuto il suo consenso esplicito al loro utilizzo affinché CIVITATIS possa contattarlo e consegnargli la carta regalo dell’ente, autorizzandone il trasferimento a tale scopo.

         L’Agenzia deve fornire a CIVITATIS la prova del consenso ottenuto dall’Agente, ai sensi della lettera a) di cui sopra, come prerequisito per CIVITATIS di consegnare il premio di una carta regalo. CIVITATIS potrà sospendere la consegna del premio qualora l’Agenzia non dimostri di essere in possesso del suddetto consenso.

Destinatari dei dati: I dati saranno trattati in modo riservato, anche se, a causa dello svolgimento del concorso, i dati dei partecipanti potranno essere trasferiti ai seguenti soggetti terzi:

a.        Le Amministrazioni pubbliche competenti, nei casi previsti dalla Legge e per le finalità ivi definite.

b.       I dati dei vincitori saranno pubblicati nella Newsletter CIVITATIS.

Esercizio dei diritti ai sensi del GDPR: qualsiasi persona ha il diritto di ottenere la conferma che stiamo trattando o meno i dati personali che la riguardano. Gli interessati hanno il diritto di accedere ai propri dati personali, nonché di richiedere la rettifica dei dati inesatti o, se del caso, di richiederne la cancellazione quando, tra le altre ragioni, i dati non sono più necessari per gli scopi per cui sono stati raccolti.

Alle condizioni previste dal Regolamento generale sulla protezione dei dati, gli interessati possono richiedere la limitazione del trattamento dei loro dati o la loro portabilità, nel qual caso li conserveremo solo per l’esercizio o la difesa dei diritti.

In determinate circostanze e per motivi legati alla loro situazione particolare, gli interessati possono opporsi al trattamento dei loro dati. Se avete dato il consenso per uno scopo specifico, avete il diritto di revocare il vostro consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prima della sua revoca. In tal caso, interromperemo il trattamento dei dati o, a seconda dei casi, smetteremo di trattarli per quella specifica finalità, fatta eccezione per motivi legittimi impellenti o per l’esercizio o la difesa di eventuali diritti.

Inoltre, le norme sulla protezione dei dati consentono all’utente di opporsi, se del caso, a decisioni basate esclusivamente sul trattamento automatizzato dei suoi dati.

I suddetti diritti sono caratterizzati da quanto segue:

●        È gratuito, tranne nel caso di richieste manifestamente infondate o eccessive (ad esempio, di natura ripetitiva), nel qual caso può essere addebitato un costo proporzionale ai costi amministrativi sostenuti o può essere opposto un rifiuto di agire.

●        Potete esercitare i vostri diritti direttamente o tramite il vostro rappresentante legale o un volontario.

●        La risposta alla vostra richiesta deve essere data entro un mese, anche se, tenendo conto della complessità e del numero di richieste, il termine può essere prorogato di altri due mesi.

●        Siamo tenuti a informarvi sulle modalità di esercizio di tali diritti, che devono essere accessibili e senza potervi rifiutare l’esercizio del diritto per il solo fatto che abbiate scelto un altro mezzo. Se la richiesta viene effettuata per via elettronica, le informazioni saranno fornite per via elettronica, ove possibile, a meno che l’utente non ci chieda di fare diversamente.

●        Se, per qualsiasi motivo, la richiesta non viene accolta, vi informeremo dei motivi entro un mese e della possibilità di presentare un reclamo a un’autorità di controllo.

Al fine di facilitare l’esercizio dei suddetti diritti, di seguito riportiamo i link al modulo di richiesta per ciascuno di essi:

• Modulo per l’esercizio del diritto di accesso
• Modulo per l’esercizio del diritto di rettifica
• Modulo per l’esercizio del diritto di opposizione
• Modulo per l’esercizio del diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”)
• Modulo per l’esercizio del diritto alla limitazione del trattamento
• Esercizio del diritto alla portabilità modulo
• Modulo per l’esercizio del diritto di essere liberi da decisioni individuali automatizzate

Per esercitare uno di questi diritti, inviare un messaggio a dpo@civitatis.com.

In caso di violazione dei vostri diritti, in particolare se non avete ottenuto soddisfazione nell’esercizio dei vostri diritti, potete presentare un reclamo all’Agenzia spagnola per la protezione dei dati (i dati di contatto sono disponibili all’indirizzo www.aepd.es), o a un’altra autorità di controllo competente. È inoltre possibile ottenere ulteriori informazioni sui propri diritti contattando tali organismi.

Origine dei dati: I dati personali sono forniti dai partecipanti al concorso.

Nel caso in cui terzi forniscano dati, chi lo fa si assume la responsabilità di informarli preventivamente di tutte le disposizioni dell’articolo 14 del Regolamento generale sulla protezione dei dati alle condizioni stabilite in tale precetto.

Misure di protezione dei dati personali: ci impegniamo a proteggere i dati personali che trattiamo. Utilizziamo misure, controlli e procedure fisiche, organizzative e tecnologiche ragionevolmente affidabili ed efficaci, volte a preservare l’integrità e la sicurezza dei vostri dati e a garantire la vostra privacy.

Inoltre, tutto il personale che ha accesso ai dati personali è stato formato ed è consapevole dei propri obblighi in relazione al trattamento dei dati personali.

Nei contratti che stipuliamo con i nostri fornitori, includiamo clausole che impongono loro di mantenere il dovere di segretezza sui dati personali a cui hanno avuto accesso in virtù dell’ordine effettuato, nonché di attuare le misure di sicurezza tecniche e organizzative necessarie a garantire la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza permanenti dei sistemi e dei servizi di trattamento dei dati personali.

Tutte queste misure di sicurezza vengono riviste regolarmente per garantirne l’adeguatezza e l’efficacia.

Tuttavia, la sicurezza assoluta non può essere garantita e nessun sistema di sicurezza è impenetrabile, pertanto, nel caso in cui qualsiasi informazione sotto il nostro controllo venga compromessa a seguito di una violazione della sicurezza, adotteremo le misure appropriate per indagare sull’incidente, informare l’Autorità di vigilanza, se del caso, e, se necessario, gli utenti che potrebbero essere stati colpiti per prendere le misure appropriate.

Responsabilità dei partecipanti: I partecipanti sono responsabili della veridicità dei dati, rispondendo di eventuali dati falsi o inesatti forniti, nonché di eventuali danni, diretti o indiretti, che ne possano derivare.

7 – MODIFICHE E ACCETTAZIONE

CIVITATIS si riserva il diritto di modificare o estendere il presente regolamento promozionale, nella misura in cui ciò non pregiudichi o comprometta i diritti dei partecipanti al Concorso.

La partecipazione al Concorso implica l’accettazione integrale del presente Regolamento legale da parte dei Partecipanti che si iscrivono al Concorso che, solo se CIVITATIS lo riterrà opportuno, potrà essere trascritto in un atto autorizzato da un notaio, pur rimanendo sempre a disposizione di chiunque desideri consultarlo.

8 – LEGGE APPLICABILE E GIURISDIZIONE

Le presenti Basi legali saranno interpretate e regolate in conformità alla legge spagnola. Le Corti e i Tribunali della città di Madrid (Spagna) saranno competenti per risolvere qualsiasi reclamo o controversia che possa sorgere in relazione alla validità, all’interpretazione o all’adempimento di queste regole, rinunciando espressamente a qualsiasi altra giurisdizione. Tuttavia, prima di adire le vie legali, si cercherà di risolvere in via amichevole qualsiasi conflitto derivante dal presente Concorso.